课程背景：

档案是国家、企业、个人的宝贵历史文化财富，发挥着不可替代的信息支撑作用。做好档案管理，不仅能够更清晰掌握企业发展的每个阶段的重要事项，还可以大大提升工作效率。然而，在现实工作场景中，仍有一些员工还没有真正的认识和掌握到单位档案规范管理的重要性和实操性。

本课程要求学员带着文件资料来，带着整好的档案走，结合日常文件的拟写、收发、分类、检索、归档等整个管理流程的特点，从档案管理应用上提高学员对于档案管理的认识和技能，加强档案管理的范围及规范档案管理的流程，并给出档案管理的要求和操作方法。课程以应用为出发点，结合企业在实际工作中遇到的需要处理的档案资料，进行模拟，对出现的共性问题，针对性给出可行性建议。提高学员的思维能力、分析问题、解决问题的能力。

 

课程收益：

 结合企业实际应用，让学员全面了解档案工作职责；规范整理纸质档案，能够实操（成卷成册）

 运用现代管理技术，提升学员档案管理技巧，掌握“四分四注意”立卷方法

 规范归档文件整理（以件为单位）、档案检索、查借阅档案流程

 教会学员文书档案案卷封面项目的编写

 熟练掌握档案保管装具摆放与编号

课程时间：1-2天， 6小时/天

授课对象：集团及分子公司相关业务人员、档案管理员、各部门资料员、文员等

授课方式：行动学习+情景模拟+案例解析+实操演练+示范讲解

 

课程大纲

第一讲：档案管理任务分析

【互动研讨】：你经手的业务中哪些算是档案？

一、档案的分类

1、按来源分

2、按内容分

3、按形成时间分

3、按档案载体分

二、档案管理的任务目标和作用

1.决策

2.控制

3.激励

三、档案管理相关操作

1.全宗

2.立档单位

3.立卷

【实操演练】常用方法六个特征

【实操演练】“四分四注意”立卷方法

4.归档文件

【图表示例】：立卷归档环节示意

【图表示例】：卷内文件目录格式

【图表示例】：案卷目录格式

【图表示例】：案卷封面格式及八个项目编写

5.归档（范围）文件整理

a）装订

B）分类：核心，不重不漏，互相排斥；

方案3级，与档号（编制）紧密联系，档号唯一性，稳定性、可扩充性、简单明了原则，全宗（能够独立对外发文、独立人事权，财务预算权）不移交档案馆可不编档号。不用零编号。

规则：平级排他（同一级别同一标准）、上下包含、界限分明、便于管理，灵活性、效用性、稳定性

角度方法：年度、保管期限表（长期短期模糊，期满鉴定很少做，出力不讨好，销毁领导不签字）、机构问题、内容性质、实物声像……两种及以上同时用，一级类目二级类目

 组卷/件：

C）排列

d）编号

e）编目（七上八下）

【图表示例】：归档文件整理编目式样

F）装盒

【实操演练】：档案盒封面、盒脊、备考表

【图表示例】：归档章式样及大小

6.件

四、《岗位说明书》中如何描述“档案管理”的工作职责

 

第二讲：文件管理

一、档案与文件的区别

1、认知档案管理全流程

1）收集

2）整理

3）鉴定

4）保管

5）统计

6）检索

7）编研

8）提供

9）利用

10）开发

【互动研讨】：你的档案工作流程

分析归档文件内容，确定档案保管期限

纸质文件电子化，按档案类型推荐扫描仪，可租可买，不断服务

 

二、文件适用的范围

1、行政文件

2、业务文件

3、财务文件

4、其他文件

【互动讨论】：公司的通知、公告、报告是如何存储的

三、文件审核的标准--无错字为最基本原则

1、符合性

2、规范性

3、协调性

4、系统性

5、唯一性

四、文件审批流程

1、行政办公类

2、制度类文件

3、采购类文件

4、日常管理类

5、其他类

【互动讨论】：分析公司的制度类文件审批流程是否有风险

 

第三讲：实战研讨-档案的收集

【思考研讨】：在收集阶段，主要收集哪些材料，收集的标准是什么？

一、档案收集的两个渠道

1、内部收集

2、外部收集

二、档案收集的三个范围

1、管理文件

【思考研讨】：管理类文件主要有哪些？

2、科技文件

【思考研讨】：科技类文件有哪些？有什么特点？

3、其他文件

【思考研讨】：除了以上，公司还有哪些文件？

三、档案的鉴定与归档

1、档案管理员要重新审查其价值性

2、确定哪些材料有保存价值，应该归档

【思考研讨】：您所在的部门是怎么归档的？

3、对不需归档的文件要进行剔除

【思考研讨】：针对不需要的文件是如何处理的？

四、档案归档的时间管理

【思考研讨】：档案收集过程中有哪些材料要重点收集？

 

第四讲：实战演练-档案的整理立卷

一、档案整理的环节

二、档案分类的方法

1、年度-机构-保管期限

2、年度-保管期限-机构

3、保管期限-年度-机构

4、机构-年度-保管期限

5、机构-保管期限-年度

6、问题-保管期限-年度

【思考研讨】：您当下是如何分类的，存在哪些困惑？

三、档案的整理与立卷

1、传统档案整理流程

2、新规则下档案整理流程

 

第五讲：实战演练-档案的价值鉴定

一、决定档案保存价值的两大要素

1、社会利用

2、自身特点

二、档案价值鉴定的四种方法

1、分析档案的内容

2、分析档案的来源

3、档案的时效性

4、分析档案产生的时间

三、档案价值鉴定的工作程序

1、文件归档鉴定

2、划定文件保管期限

3、销毁无价值档案

4档案 价值复审

四、档案的销毁

1、审批

2、执行与监督

3、后期处理

 

第六讲：实战演练-档案的保管工作

一、档案保管所需条件

1.档案库房

2.档案装具

3.档案包装材料

二、档案保管的内容

（一）库房管理要求

（二）档案柜架排列号

（三）档案排列上架

（四）档案存放

（五）档案安全防护

【思考研讨】：档案对环境有什么要求？

三、全宗卷

（一）全宗卷内容

（二）全宗卷整理流程

【思考研讨】：你在档案保管上的主要困难有哪些？

 

第七讲：实战篇-档案的检索

一、档案检索的十种工具

1、案卷目录

2、卷内文件目录汇编

3、分类目录

4、主题目录

5、文号索引

6、专题目录

7、人名索引

8、全宗指南

9、专题指南

10、计算机检索

二、档案注目的项目

1、题名与责任说明

2、稿本与文种项

3、密级与保管期限

4、时间项

5、载体形态

6、附注与提要项

7、排检与编号项

三、档案数字化和信息化管理（备选）

1.Digital Management（数字化管理）和信息化管理的区别

2.建立原则：服务对象是谁？

3.系统运作心态：老板心态

4.系统工作目标：及时准确

 

第八讲：实战演练-档案的开发利用

【情景模拟】：您是如何应对他人借阅档案？

一、档案开发利用的途径方法

（一）提供档案原件、复制品、信息加工品、已公开现行文件、档案资料目录信息查询服务

（二）档案阅览、档案外借、档案展览与陈列

（三）制发档案复本、档案证明、目录信息和档案咨询等服务

（四）网络平台服务、视听传播服务；现行文件查询利用服务

二、档案查借阅的范围及流程

（一）一般档案

（二）保密档案

（三）会计档案

（四）业务档案

（五）网上查阅文书档案

三、档案制度与队伍建设

（一）档案制度的修订与完善

1.如何做到“有法可依”？如何查找制度漏洞？

2.如何做到“有法必依”？如何建立意识？如何引导共同参与管理？

3.如何做到“执法必严”？除了罚款，还有什么方式更有效？

4.如何做到“违法必纠”？纠的尺度和正负激励的先后

（二）专兼职档案员队伍建设

（三）档案管理纪律要求

 

第九讲：专门档案管理-人事档案篇（备选）

一、企业人事档案工作的新时代和新形势

二、人事档案管理的意义

三、人事档案的管理流程

讨论：干部人事档案管理

 

结语：马斯洛的改变流程

【课程回顾、列改善计划、感言合影】

 

【部分代表企业】

 政府国企：新乡首创水务有限责任公司、国家电网各分支机构（40家）、中电27研究所、中建七局安装公司、交通公司、土木商务部、总承包商务部……

 建筑/制造：天津天达、东易日盛、柳州工程机械、北方车辆仪表、许昌永昌印务……

 多元化集团：科隆集团、新飞集团、华东医药集团……

 金融投资：平顶山银行、深圳市安吉利通、……

 地产商贸：中建七局地产集团郑州公司、正弘名店、北泽广告……

 能源汽车：未来能源、北京现代、裕华丰田、中植奇瑞/斯柯达…

 其他：洛阳小浪底风景区、海华医药……